Z tego przewodnika dowiesz się, jak przeprowadzić redukcję zatrudnienia, żeby zadbać o pracowników i nie zaszkodzić reputacji swojej firmy. Sprawdzisz także, co zrobić, żeby nie dopuścić do masowych zwolnień w przyszłości.

W Polsce właśnie trwa trend zwolnień w dużych firmach. Przedsiębiorstwa analizują koszty i redukują zatrudnienie, gdy okazuje się, że etatów jest więcej, niż mogą sobie na to pozwolić. Nierzadko przyczyną jest niepewna sytuacja gospodarcza i kryzys energetyczny. Czasem jest to wynik niewłaściwego zarządzania zatrudnieniem w firmie.

Ale bez względu na powód, redukcja zatrudnienia to trudna i delikatna sprawa nie tylko dla pracowników. Jeśli przeprowadzisz ją nieprawidłowo, to w ostatecznym rozrachunku może przynieść firmie więcej problemów, niż korzyści.

Jak w takim razie przeprowadzić redukcję zatrudnienia, żeby nie zaszkodzić swojej organizacji?

Zanim odpowiemy na to pytanie, sprawdźmy, jakie mogą być konsekwencje redukcji zatrudnienia.

Jakie są negatywne skutki redukcji zatrudnienia?

To, w jaki sposób firma przeprowadzi redukcję zatrudnienia ma duży wpływ na jej wizerunek, nie tylko wewnątrz organizacji (wśród pracowników, którzy nie zostali zwolnieni), ale i na zewnątrz (wśród klientów).

Najczęstsze negatywne skutki redukcji zatrudnienia to:

1. Firma traci pieniądze zainwestowane w szkolenia pracowników, którzy zostają zwolnieni.
2. Razem ze zwolnionymi pracownikami firma pozbawia się ich cennej wiedzy.
3. Pracownicy, którzy uniknęli zwolnienia mogą stracić zaufanie do menadżerów, dyrektorów i zarządu. A to z kolei skutkuje tym, że stają się mniej zaangażowani i mniej lojalni. Harvard Business Review szacuje, że w przypadku redukcji zatrudnienia zaangażowanie pozostałych pracowników spada o 20%.
4. W firmie zwiększa się ryzyko dużej rotacji pracowników.
5. Według niektórych badań dotychczasowi klienci tracą zaufanie do firmy, kiedy dowiadują się, że przeprowadzono w niej masową redukcję zatrudnienia.

Chociaż konsekwencje redukcji zatrudniania mogą być bardzo dotkliwe, to jednak czasem likwidacja stanowisk pracy jest po prostu nieunikniona. Co zrobić, żeby zmniejszyć negatywne skutki rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy? O sposobie na to, jak radzić sobie ze zwolnieniami przeczytasz poniżej.

Redukcja zatrudnienia — jak ją przeprowadzić?

A to są wskazówki, którymi warto się kierować, kiedy musisz zredukować zatrudnienie w firmie:

1. Uczciwa i bezpośrednia komunikacja

Przekazanie złych wiadomości pracownikom jest trudne i wymaga dobrego przygotowania. Podstawą jest uczciwa i bezpośrednia komunikacja. Poprzez spotkanie twarzą w twarz z pracownikami, których obejmuje likwidacja stanowisk pracy pokażesz, że darzysz ich szacunkiem. Nie wysyłaj im maili z wiadomością o redukcji zatrudnienia — zorganizuj spotkanie, na którym poinformujesz o wszystkim. Pamiętaj o podaniu szczerych powodów tej decyzji. Dobrze jest też od razu przejść do sedna — możesz udostępnić dane rynkowe i pokazać spadek zysków firmy. Ważnym elementem Twojej wypowiedzi powinno być pokazanie empatii. Pracownicy najpewniej poczują ogromną frustrację — przygotuj się na trudne pytania z ich strony.

2. Warunki zwolnień pracowników

Najlepiej od razu podczas spotkania rozwiać wątpliwości odnośnie do wynagrodzeń i ewentualnych odpraw. Pamiętaj też, by wszystkie zwalniane osoby były traktowane sprawiedliwie. Firma powinna pokazać, że nie zależy jej tylko na własnym interesie, ale także na pracownikach. A dzięki temu złagodzisz stres pracowników.

3. Pomoc w poszukiwaniu pracy

Jeśli to możliwe, zapewnij pracownikom pomoc, która ułatwi im poszukiwanie pracy. Może to być nie tylko profesjonalna pomoc w uzupełnieniu CV, ale także przygotowanie referencji, podkreślających mocne strony pracowników. Dla Twojej firmy nie będzie to duże przedsięwzięcie, ale dla zwalnianych pracowników może być jednym z ważniejszych bodźców do tego, by szybko i aktywnie zacząć szukać nowej pracy. Co więcej, takie wysiłki wszystkim pracownikom (również tym, którzy nie są zwalniani) pokażą, że traktujesz ich osobowo.

4. Zadbaj o pracowników, którzy nie zostali zwolnieni

Nie jest powiedziane, że pracownicy, którzy zostaną w Twojej firmie, poczują ulgę. Najprawdopodobniej zaczną mieć wątpliwości co, do swojej przyszłości w tej organizacji. Z pewnością będą chcieli wiedzieć, czy zmienią się ich zadania oraz co dalej z przyszłością firmy. Dlatego dobrze jest spotkać się na żywo również z pozostałymi pracownikami i porozmawiać o dalszych planach.

5. Przygotowanie pod kątem prawnym

Kiedy przygotowujesz się do zmniejszania zatrudnienia, pamiętaj też o przygotowaniu pod kątem prawnym. Konieczne jest uzasadnienie wypowiedzenia oraz zastosowanie przyczyny, którą może być redukcja zatrudnienia lub likwidacja stanowiska pracy. Bez wskazania kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, jeśli jakikolwiek pracownik złoży pozew za wypowiedzenie umowy to sąd może stanąć po stronie pracowników, a w rezultacie uwzględnić ich roszczenia. Szczegółowe kwestie prawa pracy w przypadku redukcji zatrudnienia określa ustawa z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych).

Jakie są alternatywy dla redukcji zatrudnienia?

Redukcja zatrudnienia to niejedyny sposób na zmniejszenie kosztów zatrudnienia. Jak można zmniejszyć koszty prowadzenia przedsiębiorstwa, nawet jeśli niektóre stanowiska są już niepotrzebne?

• Przekwalifikuj pracowników. Niektórzy pracownicy mogą pracować w innych obszarach, jeśli będą chcieli podnieść swoje kwalifikacje i uzyskają do tego odpowiednie wsparcie.
• Możesz zaproponować pracownikom, żeby udali się na urlop. Jeśli masz pewność, że kryzysowa sytuacja potrwa kilka tygodni, to możesz pracowników poprosić o pójście na urlop. Taka strategia może pomóc Twojej firmie przetrwać trudny okres i zapewnić sobie odpowiedni personel, gdy sytuacja na rynku się zmieni. Niemniej jednak trzeba pamiętać, że to tylko tymczasowe rozwiązanie.
• Możesz zaproponować pracownikom pracę w krótszym tygodniu pracy lub w niepełnym wymiarze godzin. Często pracodawcy obawiają się proponować pełnoetatowym pracownikom możliwość zatrudnienia w mniejszej liczbie godzin lub w krótszym tygodniu pracy. A tymczasem może się okazać, że byłoby to dla nich lepsze rozwiązanie, niż likwidacja stanowiska pracy.

Co zrobić, żeby uniknąć redukcji zatrudnienia w przyszłości?

Przede wszystkim trzeba unikać sytuacji, w której zatrudniasz zbyt wielu pracowników na umowę o pracę w czasie bardzo dobrej koniunktury na rynku. Dlaczego? Może się okazać, że trend wzrostu jest tylko chwilowy, a przez to taka strategia może się być przyczyną zwolnień grupowych w przyszłości. Jak znaleźć balans pomiędzy zwiększonym zapotrzebowaniem na pracowników a nadmiernym zatrudnianiem?

Z biznesowego punktu widzenia, lepiej jest w czasie wzmożonego zapotrzebowania na pracowników skorzystać z outsourcingu pracowniczego. Dzięki tej usłudze możesz mieć zewnętrznych pracowników, którzy pomogą uzupełnić braki kadrowe wtedy, gdy Twoja firma tego najbardziej potrzebuje. Z dodatkowymi pracownikami nie będziesz związany stosunkiem pracy. Mogą oni pozostać w Twojej firmie aż do czasu ukończenia konkretnych zadań i osiągnięcia konkretnych wyników. Dzięki temu unikniesz redukcji zatrudnienia w przyszłości a etaty Twoich najcenniejszych pracowników zostaną „ocalone”.

Mogą Cię zainteresować:

• Outsourcing pracowniczy — co to jest i na czym polega?
• Elastyczne formy zatrudnienia — czy naprawdę zwiększają efektywność?

Podsumowanie

Jak pokazują badania w I kwartale 2023 r. aż 25% polskich firm planuje zredukować liczbę etatów. Ważne jest, by w pogoni za obniżaniem kosztów zarządzający potrafili przeprowadzić redukcję zatrudnienia dbając o dobro pracowników i nie szkodząc wizerunkowi firmy.

Ale równie ważną kwestią jest, by kierownictwo zaczęło wdrażać działania zapobiegające zwalnianiu pracowników w przyszłości. W przypadku każdego zakładu pracy skorzystanie z elastycznych form zatrudnienia będzie bardziej opłacalne niż przeprowadzanie zwolnień pracowników za każdym razem, gdy nadwyżka siły roboczej jest zbyt duża.

Zacznij korzystać z outsourcingu pracowniczego i zmniejsz ryzyko redukcji etatów w swojej firmie.