Kto płaci podatek VAT oraz składki ZUS podczas korzystania z outsourcingu pracowniczego? Poznaj zasady podatkowe, które zaczną Cię obowiązywać, gdy wprowadzisz outsourcing pracowniczy w swojej firmie.

Jakie zobowiązania i zwolnienia podatkowe obowiązują firmy korzystające z outsourcingu pracowniczego? Sprawdź najnowsze regulacje podatkowe związane z tą kwestią.

Outsourcing pracowniczy a VAT

W modelu outsourcingu pracowniczego umową o świadczenie usług są związane tylko dwie strony: Twoja firma oraz firma outsourcingowa. Cała usługa jest rozliczana na podstawie faktury VAT. Dlatego, jeśli jesteś VAT-owcem, to zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym taką fakturę możesz “wrzucić w koszty firmowe”, a tym samym odliczać VAT od usług outsourcingu pracowniczego. Zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług usługi outsourcingu pracowniczego są opodatkowane podstawową stawką 23% VAT-u niezależnie od tego, jaki rodzaj pracy wykonują outsourcingowani pracownicy.

Jak to wygląda w praktyce? Zobaczmy na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że usługa outsourcingu pracowniczego miesięcznie kosztuje Cię 10 000 zł.

• łącznie za fakturę zapłacisz 12 300 zł brutto (z VAT-em)
• do kosztów prowadzenia działalności wliczysz wartość 10 000 zł, które zmniejszy Twoją zaliczkę na podatek CIT 19%, czyli o 1900 zł (pod warunkiem że Twoja spółka przekroczyła przychody  w kwocie 9 178 000 zł netto i jesteś na CIT 19%; podana kwota może się zmienić w zależności od tego, jaką masz formę opodatkowania)
• 2 300 zł rozliczysz jako podatek VAT naliczony
• realnie miesięcznie za usługę outsourcingu pracowniczego zapłacisz 8 100 zł(12 300 zł – 2 300 zł – 1 900 zł = 8 100 zł).

Tak więc, będąc VAT-owcem i korzystając z outsourcingu pracowniczego zapłacisz za tę usługę mniej o podatek VAT.

Outsourcing pracowniczy a ZUS — kto zapłaci składki?

Za zatrudniane pracowników outsourcingowych odpowiedzialna jest firma outsourcingowa, z której usług korzystasz. Między innymi do jej obowiązków będzie należało wypłacanie wynagrodzeń pracownikom, jak i zapłata składek ZUS. Gdy korzystasz z usług outsourcingu pracowniczego, składki ZUS zewnętrznych pracowników w ogóle Cię nie dotyczą.

Okazuje się więc, że skorzystanie z usług outsourcingu pracowników jest znacznie tańsze, niż ponoszenie kosztów umowy o pracę. Warto w tym miejscu na chwilę się zatrzymać i podsumować, co dokładnie obejmuje umowa outsourcingu pracowniczego.

Co obejmuje umowa outsourcingu pracowniczego?

Umowa o outsourcing pracowniczy obejmuje m.in. takie usługi, jak:

• zarządzanie wykonywaniem zadań przez pracowników
• zawarcie umów z pracownikami
• wypłacanie wynagrodzeń
• prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej
• badania lekarskie
• szkolenia BHP
• rozliczanie się z efektów pracy wykonywanej przez pracowników.

Najważniejsze jest jednak to, aby umowa outsourcingu pracowników dokładnie regulowała, jakie obowiązki biorą na siebie obie strony. To bardzo ważne w przypadku kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Urzędu Skarbowego. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak przygotować umowę outsourcingu pracowników, aby była zgodna z prawem i dobrze chroniła interesy Twojej organizacji, przeczytaj ten wpis: Co powinna zawierać umowa outsourcingu pracowniczego?

Outsourcing pracowniczy zgodny z prawem podatkowym — na co zwrócić uwagę?

Korzyści, jakie przynosi firmom outsourcing pracowniczy są dość jasne. Niemniej, znacznie trudniejsza jest do zrozumienia kwestia ryzyk i wyzwań, jakie generuje ta usługa. Czasem przez strach i niezrozumienie idei, jaka stoi za outsourcingiem pracowniczym, mniej firm decyduje się na skorzystanie z tego modelu biznesowego. Czy słusznie? Sprawdźmy, w jakich sytuacjach ZUS będzie miał podstawy prawne do tego, aby zakwestionować zasadność stosowania outsourcingu pracowników w organizacji.

ZUS może zakwestionować outsourcing pracowniczy, gdy:

• outsourcer obsługuje jedynie dokumentację pracowniczą outsourcingowanych pracowników, a resztę obowiązków wobec pracowników wypełnia insourcer.
• outsourcer jedynie wypłaca pracownikom wynagrodzenia, które otrzymuje od insourcera
• outsourcer jedynie obsługuje pracowników, a nie jest ich pracodawcą w sensie prawnym i faktycznym
• gdy outsourcing pracowniczy jest równoznaczny z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę a podczas przejścia części zakładu pracy w zakresie przejmowanych przez outsourcera pracowników nic się nie zmienia np. wykonują te same obowiązki, mają tych samych przełożonych i identyczne warunki zatrudnienia.

Wszystkie te sytuacje są niezgodne z założeniami, które tkwią u podstaw modelu, jakim jest outsourcing pracowniczy. Mamy wtedy do czynienia z tzw. outsourcingiem pozornym, który może mieć fatalne konsekwencje i to nie tylko z uwagi na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie znaczy to jednak, że firmy powinny w przedbiegach rezygnować z tej usługi. W istocie outsourcing pracowników przynosi wiele korzyści i może być najlepszą decyzją pod kątem strategicznym dla Twojego biznesu. Ważne, żeby zawsze mieć na uwadze to, że uzyskanie korzyści z outsourcingu pracowniczego jest połączeniem właściwego zarządzania tymi usługami, dobrze skonstruowanej umowy prawnej oraz relacji z dostawcą usług outsourcingowych, które są oparte na zaufaniu i rzetelnej wiedzy.

Podsumowanie

Możliwość odliczenia podatku VAT od usługi outsourcingu pracowniczego i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu jest jedną z korzyści, jaką usługa ta daje przedsiębiorcom. Korzyść ta nie powinna jednak przesłaniać naczelnej idei outsourcingu pracowniczego. Kiedy rynek staje się coraz bardziej nasycony, zmiany są coraz bardziej nieprzewidywalne, a kryzys energetyczny dopiero nabiera tempa, właściciele firm z całego świata decydują się na outsourcing pracowników, aby móc działać elastycznie i szybciej reagować na zmiany rynkowe. Korzystając z tego modelu mogą skoncentrować się na rozwijaniu inicjatyw, które dadzą im przewagę konkurencyjną. Właśnie takie podejście sprawia, że outsourcing pracowniczy jest udaną strategią.

Masz więcej pytań odnośnie outsourcingu pracowniczego? A możesz chcesz skorzystać z tej usługi? Skontaktuj się z nami i daj znać, jakie są potrzeby Twojej firmy w tym zakresie, a dopasujemy najlepsze rozwiązanie.

Źródła

1. Zob. https://www.zus.pl/documents/10182/167561/Przedsi%C4%99biorco_Korzystasz+z+outsourcingu.pdf/1f5e212d-4d8f-c09a-5c2a-f92354e23ec8, dostęp: 13.10.2022 r.