Jakie są największe ryzyka outsourcingu pracowniczego i co zrobić, żeby ich uniknąć?

W outsourcingu nie ma znaczenia to, czy wykonanie zadań zewnętrznego pracownika należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego.

Popularna porada biznesowa mówi do what you do best and outsource the rest. Tymczasem wiele spraw może pójść nie tak podczas wprowadzenia outsourcingu pracowniczego w firmie. Zarządzanie ryzykiem i odpowiednie przygotowanie się do outsourcingu pracowników to podstawowy warunek uzyskania maksymalnych korzyści, jakie daje ta usługa. Outsourcing pracowniczy ryzyka — sprawdź, co zrobić, żeby ich uniknąć.

Sprawdź, na czym polegają ryzyka związane z outsourcingiem pracowniczym i jak je ograniczyć. Z tego artykułu dowiesz się, na czym polega:

  1. Ryzyko prawne w outsourcingu pracowniczym
  2. Ryzyko związane z jakością usług i opóźnieniami
  3. Ryzyko komunikacyjne
  4. Ryzyko związane z niespodziewanymi kosztami

Outsourcing pracowniczy — ryzyka

W teorii wszystko jest proste. Potrzebujesz pracowników, ale nie masz czasu ani zasobów na to, aby zająć się rekrutacją, a na rodzimym rynku pracy brakuje specjalistów, których potrzebujesz. Stąd już prosta droga do podjęcia decyzji o skorzystaniu z outsourcingu pracowników. Przynajmniej w teoretycznych założeniach, zlecając firmie outsourcingowej zatrudnienie pracowników zza granicy, zaoszczędzisz pieniądze i szybko zwiększysz wydajność swojej organizacji.

Niestety, rzeczywistość jest bardziej skomplikowana. Problemy z outsourcingiem pracowników mogą pojawić się na kilku gruntach: prawa, komunikacji, jakości usług, jak i kosztów. Zacznijmy od przeanalizowania ryzyka prawnego, które z punktu widzenia firm jest najtrudniejsze do zarządzania.

Ryzyko prawne w outsourcingu pracowniczym

Problem polega na tym, że nie ma jednej, konkretnej ustawy, która odnosiłaby się wyłącznie do outsourcingu pracowniczego — podstawą prawną tej usługi są przepisy kodeksu cywilnego. Mogą przez to powstawać błędne założenia. Zdarza się na przykład, że przedsiębiorcy zakładają, że za pracowników zatrudnionych przez zewnętrzną firmę odpowiedzialna jest w 100% firma outsourcingowa. Nie jest to jednak prawdą, jeśli weźmiemy pod uwagę sytuację, w której na terenie Twojego zakładu produkcyjnego będzie miał miejsce wypadek z udziałem pracownika zatrudnionego przez podmiot trzeci. W tym przypadku odpowiedzialność będzie leżeć zarówno po Twojej stronie, jak i firmy outsourcingowej, która zatrudniła pracownika.

Ponieważ outsourcing pracowniczy nie jest oparty o jedną konkretną ustawę, mogą również powstawać różne interpretacje przepisów. Może się na przykład okazać, że praktyki Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS-u, czy Straży Granicznej mogą być niespójne. Dlatego dla kogoś, kto ma do czynienia z rynkiem outsourcingu pracowników po raz pierwszy, przygotowanie się na ewentualną kontrolę PIP, ZUS czy Straży Granicznej jest utrudnione.

Wszystkie ryzyka związane z outsourcingiem pracowników trzeba przeanalizować przed podpisaniem umowy. Jeśli cokolwiek pójdzie nie tak, to niewiele można zrobić poza dostosowaniem się do ustaleń w umowie — kwestionowanie zapisów byłoby kosztowną alternatywą.

Zobacz też: Co powinna zawierać umowa outsourcingu pracowniczego?

Co zrobić, żeby uniknąć tego ryzyka?

Najlepiej jest skonsultować swoją umowę outsourcingową z ekspertami i prawnikami, którzy mają wieloletnie doświadczenie w obsłudze tego rynku. Przykładowo, możesz skorzystać z bezpłatnej optymalizacji umowy outsourcingu pracowniczego. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami i że umowa o świadczenie usług outsourcingu pracowniczego zabezpiecza wszystkie interesy Twojej organizacji.

Co jeszcze możesz zrobić? Kwestia rekrutacji, zatrudnienia i rozliczania płac to nie wszystkie obowiązki, które może przejąć dostawca usług outsourcingowych. Kiedy wybierasz firmę outsourcingową, warto zwrócić uwagę na to, czy bierze ona odpowiedzialność za legalizację pobytu pracowników i czy w przypadku kontroli współpracuje z państwowymi instytucjami. To ważne, ponieważ takie formalności są czasochłonne, a za zatrudnienie cudzoziemca, który przebywa w Polsce nielegalnie można zapłacić karę nawet do 30 000 zł.

Zapobiegnij negatywnym skutkom podwyżek płac

Świadczymy profesjonalne i kompleksowe usługi rekrutacyjne i HR. Doradzimy Ci jak nie stracić na podwyżkach wynagrodzeń minimalnych w 2024.

Ryzyko związane z jakością usług i opóźnieniami

W każdej firmie ważne jest, aby dobrać takich pracowników, którzy wykonują usługi terminowo i zgodnie ze standardami jakości tej organizacji. Kiedy zastanawiasz się nad outsourcingiem pracowników, możesz obawiać się, że jakość usług pracowników zatrudnianych przez podmiot trzeci będzie niska, co przełoży się na reputację Twojej marki. Czy zewnętrznie zatrudniony pracownik wykona usługę w wyznaczonym terminie? A co jeśli, z powodu opóźnień na produkcji trzeba będzie zapłacić karę lub kontrahenci zerwą umowy? Czy firma outsourcingowa weźmie odpowiedzialność za to, że pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?

Co zrobić, żeby uniknąć tego ryzyka?

Po pierwsze dużo zależy od wyboru dostawcy usług outsourcingu. Lepiej poświęcić więcej czasu na znalezienie takiej firmy, która nie tylko dostarczy kandydatów dobrze dopasowanych do stanowiska, ale też zapewni im godziwe wynagrodzenie. Wiedząc, że dostarczeni pracownicy mają właściwe umiejętności i otrzymują zarobki adekwatne do swoich kwalifikacji, jest większa szansa na to, że będą sumiennie i z zaangażowaniem wykonywać swoje obowiązki.

Wiadomo jednak, że w biznesie lepiej dmuchać na zimne. Dlatego, zanim podpiszesz umowę o outsourcing trzeba najpierw przeanalizować, w jaki sposób będziesz kontrolować działania firmy outsourcingowej i kto z Twojego zespołu będzie komunikował się z nią w sprawie efektów zadań wykonanych przez zewnętrzny zespół. Najlepiej zawczasu przygotować na to proces i do umowy o outsourcing dopisać ustalenie o tym, do jakiego stopnia firma outsourcingowa bierze odpowiedzialność za dostarczonych pracowników. Taki zapis może okazać się zbawienny w momencie, w którym niska jakość usług lub nieterminowe wykonywanie pracy mogłoby zaszkodzić Twojej firmie.

Zgodnie z przepisami pracownik ma prawo w ciągu dwóch miesięcy od przejścia części zakładu pracy rozwiązać stosunek pracy z nowym pracodawcą z tygodniowym wyprzedzeniem.

Ryzyko komunikacyjne

Komunikacja to coś, co w firmach zawodzi chyba najbardziej, gdy w zespole pojawiają się cudzoziemcy. Jest jednak więcej niż pewne, że bezpośrednia i otwarta komunikacja przyśpieszą wdrożenie nowych pracowników. Podczas korzystania z outsourcingu pracowników, trzeba wziąć pod uwagę ryzyko związane z różnicami kulturowymi i barierami językowymi, ponieważ wszystko to przekłada się na późniejszą organizację pracy.

Co zrobić, żeby uniknąć tego ryzyka?

jaki sposób zespoły dowiadują się o ważnych decyzjach? Dobrym pomysłem jest także przygotowanie na to procesu — tak, żeby nowe informacje nie docierały do zewnętrznych pracowników z opóźnieniem. Ryzyko problemów z porozumiewaniem się można również zmniejszyć, jeśli w wymaganiach odnośnie zewnętrznych pracowników określimy stopień, zgodnie z którym powinni posługiwać się językiem polskim lub angielskim. W Worklife pomagamy przygotować pracowników do rozpoczęcia pracy i lepszego funkcjonowania w Twojej organizacji, co znacznie przyśpiesza osiąganie przez nich efektów.

Ryzyka związane z niespodziewanymi kosztami

Ukryte lub nieprzewidziane koszty to kolejna obawa firm, które zastanawiają się nad skorzystaniem z outsourcingu pracowniczego. Skoro głównym celem tej usługi jest zwiększenie wydajności i zaoszczędzenie pieniędzy, to ukryte koszty i nieprzewidziane wydatki mogą całkowicie zniwelować opłacalność całego przedsięwzięcia. A w jaki sposób mogą powstawać nieoczekiwane koszty? Przede wszystkim mogą być związane z nadgodzinami w przypadku, jeśli nowi pracownicy nie będą w stanie osiągnąć zakładanej efektywności, a także z pracą kadry zarządzającej poświęcającej czas na to, żeby zniwelować ryzyka związane z outsourcingiem.

Co zrobić, żeby uniknąć tego ryzyka?

Wiele z tych ryzyk można ograniczyć, wybierając rzetelną firmę outsourcingową i sprawdzając opinię o realizowanych projektach. Ważne jest to, aby dostawca miał zasoby i kompetencje do tego, aby móc dostarczyć pracowników z odpowiednim doświadczeniem. Niespodziewanych kosztów można uniknąć określając konkretne i mierzalne wymagania wobec pracowników według ściśle określonego procesu. Trzeba zwracać szczególną uwagę na każdy szczegół i rozliczenia finansowe, które dostarcza outsourcer. Warto w tym wypadku zadbać o najdrobniejsze szczegóły i zawrzeć w umowie zapis o tym, że w ustalonym czasie firma outsourcingowa nie może zmienić swojej strategii cenowej.

W outsourcingu nie ma znaczenia to, czy wykonanie zadań zewnętrznego pracownika należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego.

Mylisz outsourcing pracowników z agencją pracy tymczasowej? Sprawdź, czym się od siebie różnią. Przeczytaj: Outsourcing pracowniczy a agencja pracy tymczasowej — jakie są różnice?

Podsumowanie

Nie ma lepszego sposobu na obniżenie kosztów zatrudnienia i zwiększenie wydajności firmy, niż skorzystanie z outsourcingu pracowniczego. Niemniej, usługa ta niesie za sobą pewne ryzyka. Wszystko, co musisz zrobić, żeby je ograniczyć to dobrze oprocesować outsourcing i na bieżąco analizować najbardziej zagrożone obszary. Biorąc pod uwagę wszystkie korzyści, jakie biznes czerpie z outsourcingu pracowników — jest to wysiłek warty zachodu.

W Worklife nie tylko czuwamy nad legalnością zatrudnienia, ale także współpracujemy z instytucjami państwowymi w przypadku kontroli i pomagamy przygotować pracowników do funkcjonowania w Twojej organizacji.