Jak zatrudnić obywatela Ukrainy w dobie częstych zmian na rynku? Co zrobić, kiedy chcesz szybko reagować na zmiany, ale nie pozwalają na to czasochłonne procedury zatrudniania cudzoziemców? W tym wpisie porównujemy dostępne formy zatrudnienia Ukraińców i sprawdzamy, która z nich jest najlepsza.

Przedsiębiorcom coraz trudniej jest nadążyć za zmianami na rynku, a brak odpowiednich kandydatów jest problemem już w 91% polskich firmach. Ta sytuacja wymusza na przedsiębiorcach przekształcenia nie tylko pod kątem zarządzania biznesem, ale i zatrudniania pracowników.

Właśnie dlatego porównaliśmy ze sobą dwa dostępne modele zatrudniania pracowników z Ukrainy. Dowiesz się, w jakiej formie najlepiej ich zatrudnić i jak to zrobić krok po kroku.

O czym przeczytasz w artykule:

• Jak zatrudnić Ukraińca w polskiej firmie?
• Kiedy wybrać tradycyjny, a kiedy elastyczny model zatrudnienia pracownika z Ukrainy?
• Jak zatrudnić Ukraińca na umowę o pracę lub na umowę cywilnoprawną?
• Jak pozyskać do pracy Ukraińca poprzez outsourcing pracowniczy?
• Podsumowanie

Jak zatrudnić Ukraińca w polskiej firmie?

Kiedy chcesz zatrudnić obywatela Ukrainy musisz najpierw zdecydować, czy wolisz postawić na tradycyjny, czy na elastyczny model zatrudnienia.

Tradycyjny model zatrudnienia pracownika z Ukrainy

Tradycyjny model to zatrudnienie Ukraińca na podstawie umowy o pracę lub na umowę cywilnoprawną (umowę zlecenie lub umowę o dzieło). W tym modelu na pracodawcy spoczywa obowiązek wystąpienia o zezwolenie na pracę oraz złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Proces zatrudnienia pracownika jest wtedy złożony, a regulacje prawne w tym zakresie zmieniają się stosunkowo często. Trzeba pamiętać, że chociaż podstawą prawną będzie Kodeks pracy, to jednak formalne obowiązki zatrudniania pracowników zza granicy są bardziej rozbudowane niż w przypadku zatrudniania polskich obywateli. W dalszej części tego wpisu dowiesz się, na czym konkretnie polegają te trudności.

Elastyczne zatrudnienie pracownika z Ukrainy

Elastyczny model zatrudnienia to pozyskanie pracownika z Ukrainy m.in. poprzez usługę outsourcingu pracowników. W tym modelu podmiotem odpowiedzialnym za zatrudnienie pracownika z Ukrainy jest firma outsourcingowa. Przedsiębiorca nie będzie miał żadnych formalnych obowiązków wobec nowych pracowników z Ukrainy, pomimo tego, że będą oni fizycznie obecni w jego zakładzie i wykonywali określone prace na rzecz jego firmy. Takie rozwiązanie przede wszystkim daje przedsiębiorcom elastyczność potrzebną do tego, by szybciej reagować na zmiany rynkowe i nie przerywać funkcjonowania firmy nawet wtedy, gdy potrzeby w zakresie zatrudnienia szybko się zmieniają.

Kiedy wybrać tradycyjny, a kiedy elastyczny model zatrudnienia pracownika z Ukrainy?

Jak zawsze, gdy w grę wchodzą kwestie o znaczeniu strategicznym — odpowiedź nie jest prosta. Wszystko zależy od tego, jakiego pracownika chcesz zatrudnić i w jakiej działasz branży. Jeśli Twoimi konkurentami są firmy z całego świata, masz trudności z nadążaniem za wymaganym standardem jakości, a popyt na Twoje usługi lub produkty jest zmienny, to lepiej jest postawić na elastyczny model zatrudnienia, a konkretnie na outsourcing pracowników.

Dlaczego outsourcing pracowników ma większy sens?

W przeciwieństwie do tradycyjnych modeli zatrudnienia, w outsourcingu pracowniczym nic nie liczy się bardziej niż efekt wykonanej pracy. Kiedy działasz w hiperkonkurencyjnym środowisku to musisz skoncentrować się na rozwijaniu przewag konkurencyjnych. W tym właśnie pomaga outsourcing pracowników — zlecasz zewnętrznym pracownikom wykonanie pracy, a dzięki temu zyskujesz zasoby i czas potrzebny na to, żeby rozwijać ten aspekt działalności, który ma potencjał, aby stać się największą przewagą konkurencyjną Twojej firmy. Co więcej, z firmą outsourcingową będziesz rozliczać się na podstawie uzyskanych wyników pracy, co jest niemożliwe w przypadku zatrudnienia pracowników z Ukrainy na umowę o pracę.

Co jest nie tak z tradycyjnym modelem zatrudnienia?

Tradycyjne podejście do zatrudnienia pracowników z Ukrainy sprawia, że bierzesz na siebie kolejne obowiązki. I to nie tylko w kwestii regulacji prawnych i legalności zatrudnienia. Zatrudnienie pracownika zza granicy rodzi problemy związane z zarządzaniem, nadzorowaniem pracowników i monitorowaniem efektów ich pracy. Niewiele organizacji jest w stanie sprostać tym wymaganiom na tyle szybko, by zrealizować założone plany. Dużym problemem jest nieefektywność i marnowanie czasu na działania operacyjne. W dodatku ryzyko nieudanego zatrudnienia pracownika rozpoczyna się już na etapie rekrutacji. Jeśli cokolwiek pójdzie nie tak, to rezultatem może być zmniejszona wydajność zespołu i poniesienie kosztów nieudanego przedsięwzięcia.

Niemniej jednak — decyzję o zatrudnieniu w konkretnym modelu trzeba uzasadnić pod kątem jej wpływu na krótkoterminowe i długoterminowe wyniki Twojego biznesu.

Poniżej przedstawiamy krótką instrukcję, jak zatrudnić Ukraińca na umowę o pracę lub umową cywilnoprawną. Natomiast w dalszej części wpisu dowiesz się, jak wygląda proces pozyskania pracowników za pomocą outsourcingu pracowniczego.

Przeczytaj: Outsourcing pracowniczy a VAT — jak rozliczać?

Jak zatrudnić Ukraińca na umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło?

Największym wyzwaniem jest zmierzenie się z częstymi zmianami i złożonością przepisów prawa w zakresie zatrudniania obywateli z Ukrainy. Jeszcze do niedawna pracodawca miał obowiązek złożenia w powiatowym urzędzie pracy Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a urząd miał 30 dni na wpisanie dokumentu do ewidencji. Co więcej, chcąc zatrudnić Ukraińca na dłużej niż 180 dni w ciągu roku, trzeba było też ubiegać się zezwolenie na pracę typu A w urzędzie wojewódzkim.

Teraz jednak, dzięki specustawie, która weszła w życie z mocą wsteczną od 24 lutego 2022 r. można przyjąć do pracy każdego Ukraińca, którego pobyt w Polsce jest legalny. Wystarczy jak najszybciej poinformować o tym urząd pracy, wypełniając formularz z Powiadomieniem o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.

O jakich dodatkowych obowiązkach trzeba jeszcze pamiętać? Pracodawca musi zaoferować obcokrajowcowi wynagrodzenie, które “nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa”. Konieczne jest także zawarcie z Ukraińcem umowy pisemnej, w której dane zgadzają się z informacjami w Powiadomieniu o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Ważnym obowiązkiem jest także przedstawienie umowy Ukraińcowi w języku dla niego zrozumiałym oraz zgłoszenie pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od podpisania umowy.

Jak pozyskać do pracy Ukraińca poprzez outsourcing pracowniczy?

Zupełnie inaczej przebiega proces pozyskania pracowników z Ukrainy za pomocą usługi outsourcingu pracowniczego. Wtedy uzyskujesz wsparcie firmy outsourcingowej w wielu zakresach. Wyspecjalizowana w tego rodzaju usługach firma jest najlepszym doradcą, jeśli chodzi o to, kogo i na jakim rynku poszukać. Może się np. okazać, że większą szansę na powodzenie będzie miało znalezienie pracownika z innego kraju, niż Ukraina — wtedy dowiesz się o tym na początku współpracy, a nie po kilku seriach nieudanych rekrutacji.

Wymagania biznesowe i priorytety

Na początku najważniejsze jest określenie założeń, które ma spełniać potrzebny pracownik. Na tej podstawie firma outsourcingowa przeprowadzi rekrutację. Kolejnym krokiem będzie podpisanie umowy, w której znajdą się m.in. zapisy o tym, jakie rezultaty pracy i w jakim czasie mają zostać dostarczone przez pracownika lub grupy pracowników. Cała usługa outsourcingu pracowniczego jest rozliczana poprzez FV. W ten sposób omijasz problemy związane z zatrudnianiem obcokrajowców, zarządzaniem i monitorowaniem ich pracy. Wszystko to może znacznie poprawić efektywność Twojego przedsiębiorstwa i przynieść realne korzyści.

Sprawdź, jak w 3 tygodnie pozyskaliśmy 90 pracowników dla firmy Amica.

Podsumowanie

Na poziomie zarządzania elastyczny model zatrudniania, jakim jest outsourcing pracowników, oznacza przejście do modelu, który zdecydowanie bardziej pasuje do dzisiejszego, hiperkonkurencyjnego otoczenia biznesowego. Jedną z największych wad tradycyjnego podejścia do zatrudniania pracowników jest to, że pozbawia właścicieli firm i menadżerów czasu i zasobów, które lepiej byłoby przeznaczyć na strategiczny rozwój organizacji. Dzięki outsourcingowi pracowników, zamiast zajmować się na działaniach operacyjnych, właściciel firmy może zająć się pracą nad prawdziwym rozwojem biznesu.

Jeśli zastanawiasz się, czy outsourcing pracowniczy sprawdzi się w Twoim biznesie, możesz zamówić bezpłatną konsultację z naszym ekspertem tutaj.

Źródła:

1. Zob. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00211, dostęp: 14 grudnia 2022 r.